Paso 1. Saber si la empresa está preparada para importar.
Es importante conocer los pasos para importar, las debilidades y fortalezas de nuestra empresa para poder afrontar un proceso de importación, puntual o reiterada en el tiempo. Llevar a cabo una operación internacional con otra empresa de un tercer país, que puede ser lejano y desconocido, requiere disponer de un departamento específico y de personal mínimamente preparado que sea conocedor de todo lo que implica importar mercancía de otra parte del mundo.
Paso 2. Buscar el proveedor más adecuado.
En un mundo globalizado, el proveedor más adecuado y fiable para nuestra empresa puede estar en el país menos pensado. Internet, que permite comprar un producto en cualquier parte del mundo, puede ayudarnos a encontrar ese proveedor idóneo. Aunque, antes de cerrar cualquier operación, deberemos intentar recabar la máxima información de esa empresa, básicamente porque se encuentra en un país que nos es desconocido y con otra cultura comercial y social.
Paso 3. Negociar la compra.
Una vez hemos decidido cuál va a ser nuestro proveedor, deberemos negociar con él diferentes aspectos de la operación de compra: desde el precio de lo que vamos a importar, así como la cantidad o unidades del producto comprado. Todo esto debe estar indicado en la factura comercial que emite el vendedor.
También deberemos asegurarnos de que el proveedor esté en condiciones de servirnos la mercancía que necesitemos porque, por ejemplo, puede tratarse de una importación continua en el tiempo y no una única operación.
Paso 4. Elegir el Incoterm
Uno de los pasos para importar más importante. En cualquier operación de comercio internacional, el comprador debe acordar con el vendedor un Incoterm, que son los términos de compraventa internacional.
Es conveniente que en la factura comercial que emite el vendedor también quede reflejado el Incoterm que se ha pactado entre las partes.
Paso 5. Medio de pago.
Después de determinar el Incoterm hay que elegir la forma de pago, que el comprador también deberá negociar con el vendedor. Es muy probable que el vendedor pida al importador el pago del importe de la mercancía comprada una vez éste recibe la factura, o incluso exigir el pago de una parte por adelantado.
Si se establece una relación de confianza con el proveedor, puede ser que éste acepte ciertas condiciones de crédito.
Para las operaciones de compraventa internacional también se acostumbra a utilizar los créditos documentarios, que gestionan las entidades bancarias y que por ello son fórmulas seguras.
Paso 6. Tramitación de los documentos de importación.
Una vez realizado el pago de la compra de la mercancía, el proveedor deberá facilitarnos los documentos básicos que son, esencialmente: la factura comercial, la lista de contenido (o packing list) y certificado de origen, en función de si se exige en el país del importador.
Paso 7. Tramitación de los documentos de transporte.
La mercancía importada puede ser que llegue a destino por vía marítima, aérea o terrestre. El vendedor deberá facilitarnos estos documentos de transporte, que van a ser, respectivamente, el Conocimiento de embarque (Bill of Lading – B/L), el Conocimiento aéreo (Air Way Bill – AWB), o el CMR o Contrato de Transporte Internacional por carretera.
Es muy recomendable que una empresa que importa por primera vez contrate los servicios de una empresa transitaria. La función de un transitario es la de organizar la cadena logística completa de una importación, desde la contratación del transporte para trasladar la mercancía del país de origen al de destino, hasta toda la tramitación documental y aduanera que sea necesaria. Además, como conocedor de los mercados internacionales, un transitario también puede asesorar a una empresa emprendedora en cualquier otro paso o procedimiento que deba darse o hacerse en función del país del que se importa.
